Gestión de los recursos en un estudio de arquitectura según ISO 9001.

Cómo es bien sabido por todos, el principal recurso de una empresa, son sus trabajadores, por eso hacemos especial hincapié en su formación. Alguno pensará que es inútil formar a alguien y que después se vaya, pero es peor trabajar con alguién que no está cualificado,… os lo dejo a continuación.

DEFINIR LOS PERFILES DE PUESTO DE TRABAJO

La Dirección debe aprobar los perfiles de cada puesto de trabajo  para lograr la conformidad con los requisitos  y la realización eficiente de las tareas asignadas. 

Incluye la definición de los requisitos de: titulación, formación específica, habilidades y experiencia.

Tendrán especial importancia los responsables (del estudio o que trabajen en su nombre) del diseño y desarrollo de los proyectos. 

Estas personas deben tomar conciencia y tener los conocimientos necesarios de los aspectos e impactos ambientales del edificio a lo largo de su ciclo de vida.

IDENTIFICACIÓN DE NECAESIDADES DE  COMPETENCIA, FORMACION Y CONCIENCIACION

A).- Las necesidades de formación.

Las necesidades de formación y competencia se identifican comparando el perfil actual del profesional que está realizando cada función con el perfil requerido para el eficiente desempeño de la misma. 

Hay tres tipos de necesidades: 

  • Necesidades estratégicas: Las que la Dirección identifica en función de la planificación estratégica
  • Necesidades operativas: El responsable de cada área / departamento las define en función de cambios tecnológicos o de normativa, fallos operativos detectados, demandas de los colaboradores y las desviaciones existentes entre el perfil requerido y el existente en cada puesto.

B).- Toma de conciencia

Para que el personal del estudio (y quienes trabajan en su nombre) conozcan: 

  • La importancia de cumplir los requisitos del sistema, 
  • Los aspectos ambientales significativos, los impactos (reales o potenciales) asociados con su trabajo y los beneficios de un mejor desempeño personal, 
  • Sus funciones y responsabilidades en el cumplimiento de los requisitos y
  • Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.

El D. CE debe informar  al personal  afectado de la importancia de sus actividades y cómo contribuyen al logro de los objetivos del estudio.

La  información a los colaboradores  se realizara en los contratos, a través de la definición de los requisitos específicos y la entrega de la política CE.

PLAN ANUAL DE  FORMACION

Recoge las actividades formativas  y de concienciación aprobadas por la Dirección cada año, el trimestre previsto y los destinatarios de las mismas.

Incluyen todo tipo de actividades formativas: externas, internas o autoformación, asistencia a Ferias, Congresos, etc. 

El PAF es un documento abierto. Puede ser adaptado a las nuevas necesidades y oportunidades de formación detectadas durante el ejercicio.

Incluye un seguimiento de los cursos realizados.

FICHA PERSONAL 

dentifica la formación recibida por cada persona. Recoge información de: titulación, formación para las tareas desempeñadas, habilidades y experiencia. 

Debe evidenciar que, cada profesional, dispone la competencia necesaria para realizar eficientemente las tareas asignadas. En caso contrario, existe una necesidad de  formación /competencia.

EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN 

La evaluación de la eficacia de la formación se realiza en dos momentos:

  • Finalizada la actividad formativa, el asistente realizará una evaluación de la calidad de la misma y del interés para su puesto de trabajo. (Esta evaluación es voluntaria).
  • Transcurrido el tiempo suficiente para constatar la eficacia (tres / seis meses), la dirección o jefe de departamento evaluara la eficacia que para el Estudio ha tenido la actividad formativa realizada, teniendo en cuenta la transferencia de lo aprendido al puesto de trabajo y la mejora obtenida en el rendimiento. Es obligatoria.

La evaluación de la eficacia se realizara a las acciones formativas de 8 horas de duración, como mínimo.

PROVISIÓN DE RECURSOS. Infraestructura y ambiente de trabajo.

INFRAESTRUCTURA

sta compuesta por el conjunto de recursos que el estudio pone a disposición de los profesionales para prestar eficientemente los servicios ofrecidos.

La dirección planifica, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos de los proyectos de edificación y las D.O. Incluye: 

  • Espacios de trabajo en la oficina
  • Medios de trabajo fuera de la oficina  (Coches, cámaras de fotos, etc.)
  • Informática (ordenadores y programas) y ofimática. 
  • Sistemas de comunicaciones (teléfono, e-mail, Internet, Web.).
  • Equipos de medición,
  • Copias de seguridad
  • Recursos financieros y tecnológicos
  • Información técnica: bibliografía, catálogos, know how.

La revisión de la adecuación de la infraestructura la realiza la Dirección en la “ Revisión del sistema”

EQUIPOS INFORMÁTICOS Y MEDICIÓN

a) Equipos informáticos y ofimáticos.

El estudio debe proporcionar los equipos informáticos (hardware y software) y ofimáticos adecuados y suficientes para prestar los servicios ofrecidos a los clientes de manera competitiva.

Para asegurar la capacidad continuada y segura del proceeso de trabajo, se realizará un mantenimiento adecuado de los equipos y sistemas informáticos y ofimáticos.

b) Equipos de medición

  • En la adquisición de nuevos programas, se hará una verificación de los resultados con respecto a otros programas. Debe quedar registrado el resultado de la verificación. (Por ejemplo, programas de cálculo).
  • En las adquisiciones de nuevos equipos de medición se evidenciara el cumplimiento de las especificaciones (p.e. marcado CAE).
  • Las verificaciones y calibraciones de los equipos se realizarán de acuerdo las indicaciones de los fabricantes.
  • Los profesionales que colaboran con la Dirección de Obra, aportarán la documentación que acredite el estado de los equipos de medición utilizados, así como la calificación de los técnicos (especialmente los destinados a verificar el replanteo). 

COPIAS DE SEGURIDAD

La dirección proporcionara un sistema adecuado para las copias de seguridad de los archivos informáticos.

El director de C.A.E. / responsable designado:

  • Realizará diariamente / semanalmente copias de seguridad  de los nuevos trabajos realizados desde la ultima copia. 
  • Mensualmente / semanalmente se hará una copia de seguridad de la totalidad del sistema. 
  • Guardará, al menos, una copia de seguridad de la totalidad del sistema fuera del estudio, y
  • Mantendrá los registros, en el ordenador, de las copias realizadas.
  • Todo el sistema se encuentra gestionado en la nube, a través de airtable y documentos de google drive. 

AMBIENTE DE TRABAJO

Son las condiciones físicas, ambientales y psicológicas en que se realiza el trabajo en el estudio.

El estudio debe proporcionar las condiciones de trabajo adecuadas para lograr la conformidad con los requisitos del servicio ofrecido (ruido, temperatura, humedad, iluminación, ventilación, etc.) tanto en la oficina como en los trabajos realizados fuera de ella (direcciones de obra, direcciones de ejecución de obra, labores comerciales / relaciones publicas, etc.).

La revisión de la adecuación del ambiente de trabajo la realiza la Dirección en la “ Revisión del sistema”